Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Morris Horeca B.V. is de partij achter Morris. Ons adres is Jachtlaan 6, 6713 KM Ede. We zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42153997. Vragen over je gegevens kun je sturen naar info@morris-horeca.nl.

Twee rollen, en waarom dat uitmaakt

Morris speelt twee rollen tegelijk, en die hebben elk hun eigen regels.

Voor je eigen bezoek aan deze website, bijvoorbeeld om een demo aan te vragen of een mail te sturen, zijn wij zelf verantwoordelijk. Dan bepalen wij wat er met je gegevens gebeurt.

Voor alles wat een restaurant in Morris zet, zoals gasten, medewerkers, reserveringen en bonnen, is het restaurant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Wij bewaren en bewerken die gegevens in opdracht van dat restaurant en doen er niets mee wat zij niet hebben gevraagd. Ben je gast of medewerker van een restaurant dat Morris gebruikt en wil je iets weten of laten verwijderen? Neem dan contact op met dat restaurant. Zij mogen erover beslissen; wij voeren het uit.

Wat er in Morris staat

Van medewerkers

Naam, contactgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, bankrekeningnummer, functie en contract, loon, roosters, gewerkte uren, verlof, ziekmeldingen, ondertekende documenten en verslagen van functioneringsgesprekken.

Het burgerservicenummer is nodig voor de loonaangifte; het bankrekeningnummer voor de salarisbetaling. Het restaurant bepaalt wie voor deze administratie toegang nodig heeft.

Mag een medewerker zelf uitklokken, dan kijkt Morris op het moment dat de medewerker op Uitklokken tikt één keer of die op de zaak is: aan de locatie van de telefoon, aan het wifi-netwerk (alleen in de app Morris Horeca) of aan een van beide, zoals het restaurant het instelt. Morris meet nooit op de achtergrond en volgt niemand. De locatie zelf en de naam van het wifi-netwerk worden niet bewaard en niet gelogd; controleert het restaurant alleen op wifi, dan gaat de locatie niet eens naar Morris. Bewaard wordt alleen de uitkomst van de controle en, als die niet lukte, de afstand tot de zaak en de reden die de medewerker opgeeft. De leiding ziet dat bij de gewerkte uren en krijgt er een melding van, met die afstand en reden. De afstand wordt gewist zodra de leiding de uren beoordeelt, en uiterlijk 30 dagen na de dienst.

Medewerkers kunnen het portaal en de app ook in het Engels, Chinees, Oekraïens of Hongaars gebruiken. Kiest een medewerker een van die talen, dan gaat de tekst die op het scherm staat naar OpenAI om te worden vertaald. Dat is niet alleen de vaste tekst van knoppen en kopjes, maar ook wat er verder op het scherm staat: de eigen naam en geboortedatum, de naam van een collega, de reden bij een verlofaanvraag of ruilverzoek, een bericht, en bij medewerkers die reserveringen mogen zien de naam, de opmerking en de allergieën van een gast. Morris bewaart de tekst met de vertaling, zodat dezelfde tekst niet nog een keer wordt verstuurd. Staat het portaal op Nederlands, dan wordt er niets vertaald en dus ook niets verstuurd.

Van gasten

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, reserveringen, opmerkingen die de gast zelf doorgeeft (zoals een allergie), bezoekgeschiedenis, wat er is besteld en betaald, spaarpunten, reviews, en of iemand toestemming heeft gegeven voor post.

Uit die gegevens stelt Morris een gastprofiel samen: hoe vaak iemand komt, op welke dagen, aan welke tafel, en wat hij vaak bestelt. Dat helpt de bediening een gast te herkennen en te bedienen zoals hij het prettig vindt. Het profiel wordt niet gedeeld met andere restaurants en niet verkocht.

Uit de mailbox en aan de telefoon

Restaurants kunnen hun mailbox aan Morris koppelen. De berichten die daarin binnenkomen, inclusief wat een gast erin schrijft, worden opgeslagen en gesorteerd. Staat de assistent aan, dan wordt de inhoud van zo'n bericht naar OpenAI gestuurd om hem te laten samenvatten of om een concept-antwoord te schrijven. Standaard controleert een mens het concept voordat het wordt verstuurd. Een restaurant kan voor bepaalde gevallen automatisch verwerken of bevestigen inschakelen.

Neemt de telefonische gastvrouw op, dan wordt het gesprek verwerkt om de vraag te begrijpen en een reservering te noteren. Ook daarvoor gaat de inhoud naar OpenAI.

Aan de kassa

Bonnen, bestelde artikelen, betaalwijzen, fooien en correcties, met daaraan gekoppeld welke medewerker de bon heeft aangeslagen. De Belastingdienst eist dat deze gegevens niet achteraf te wijzigen zijn; Morris legt ze daarom vast in een ketting waarin elke wijziging zichtbaar blijft.

Als je post van een restaurant krijgt

Restaurants kunnen via Morris mail sturen aan gasten. Dat gebeurt in twee soorten:

Post over je eigen reservering: een bevestiging, een herinnering, een wijziging. Die krijg je omdat je zelf een tafel hebt geboekt.

Post met nieuws of aanbiedingen: die gaat uitsluitend naar gasten die daar vooraf toestemming voor hebben gegeven. Elke mail bevat een manier om je af te melden, en dat werkt meteen.

In dat tweede soort mail zit een klein, onzichtbaar plaatje. Wordt dat opgehaald, dan weet het restaurant dat de mail is geopend. Zo kan het zien of een bericht wordt gelezen. Het restaurant ziet alleen aantallen, bijvoorbeeld "44 van de 118 geopend", en niet wie welke mail heeft geopend. Na 90 dagen worden de koppeling met de gast en de persoonlijke volgcode opgeruimd. De mailhistorie houdt de aantallen en tijdstippen bij zonder die gastkoppeling. Wil je dit helemaal niet, zet dan het laden van afbeeldingen uit in je mailprogramma; de mail blijft gewoon leesbaar.

WhatsApp over je reservering

Een restaurant kan bevestigingen, wijzigingen en annuleringen van je reservering via WhatsApp sturen naar het contactnummer van die reservering. Aan de balie kiest de medewerker het verzendkanaal; bij telefonische reserveringen kan het restaurant dit automatisch laten doen na de gewone boekingsbevestiging. Daarvoor verschijnt geen afzonderlijke WhatsApp-akkoordvraag. Het openbare boekingsformulier behoudt zijn eigen WhatsApp-keuze. Sta je op de wachtlijst en komt er een tafel vrij, dan kan het restaurant je dat aanbod naast de mail ook via WhatsApp sturen, op het telefoonnummer dat je opgaf. Je kunt bij het restaurant aangeven dat je geen WhatsApp-berichten wilt; Morris respecteert die afmelding. Reserveringsberichten melden je niet aan voor nieuws of aanbiedingen.

Het restaurant bepaalt de contactafspraken en blijft verantwoordelijk voor de vereiste informatie en toestemmingen volgens de toepasselijke regels en de providervoorwaarden. Een medewerkerkeuze of telefoonboeking wordt niet als afzonderlijke gasttoestemming voor WhatsApp vastgelegd.

De berichten komen van Morris Horeca namens het restaurant. De naam van het restaurant staat in het bericht. Om het te versturen gaan je telefoonnummer en de berichtinhoud naar Meta / WhatsApp. Het bericht bevat je naam, de restaurantnaam, de datum, de tijd en het aantal personen van je reservering. Een aanbod van de wachtlijst bevat daarnaast de tijd tot wanneer je de tafel kunt claimen en de link om dat te doen; Morris bewaart die link na het versturen niet bij het bericht.

Meta kan terugmelden dat een bericht is bezorgd, gelezen of mislukt. Morris koppelt die terugmelding aan het juiste restaurant en toont daar de aantallen per actuele afleverstatus. Een ontbrekende leesbevestiging betekent niet dat je het bericht niet hebt gelezen.

Je kunt ook zelf een WhatsApp-bericht naar Morris Horeca sturen om te reserveren, als het restaurant dat heeft aangezet. Dan beantwoordt een automatische assistent je namens het restaurant; dat zegt hij in zijn eerste antwoord. Je bericht, je telefoonnummer en de antwoorden worden bij dat restaurant bewaard en dertig dagen na je laatste bericht gewist. Om je bericht te begrijpen gaat de tekst van het gesprek naar OpenAI. De assistent maakt, verzet of annuleert een reservering pas als je op Bevestigen tikt. Morris bewaart centraal een niet terug te rekenen code van je nummer, tot 24 uur na je laatste bericht, zodat je volgende bericht bij hetzelfde restaurant uitkomt.

Wie er nog meer bij kan

Morris schakelt andere partijen in om zijn werk te doen. Voor partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen we geheimhouding, beveiliging en het toegestane gebruik vast in een verwerkersovereenkomst.

• Anthropic: inlezen van recepten en documenten wanneer het restaurant die functie gebruikt
• Mollie en CCV: betalingen en de koppeling met betaalapparaten wanneer die functies zijn ingesteld
• OpenAI: samenvatten van mail, concept-antwoorden, de telefonische gastvrouw, de reserveringsassistent op WhatsApp en het vertalen van het medewerkersportaal
• Nmbrs: salarisadministratie en loonaangifte
• DocuSeal: contracten laten ondertekenen
• Guestplan: reserveringen, bij restaurants die dat systeem gebruiken
• Telnyx: de telefoonverbinding
• Brevo en TransIP: het versturen en ophalen van e-mail
• Meta / WhatsApp: reserveringsbevestigingen, wijzigingen, annuleringen en het aanbod van een vrijgekomen tafel aan de wachtlijst via WhatsApp volgens het ingestelde verzendkanaal en met respect voor afmeldingen; daarvoor worden je telefoonnummer en de berichtinhoud doorgegeven en worden afleverstatussen ontvangen; stuur je zelf een bericht om te reserveren, dan ontvangt Morris dat via Meta
• PDOK: controleren van een adres op postcode en huisnummer
• TransIP: hosting van de Morris-servers

Externe diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Doorgifte mag alleen plaatsvinden met een geldige grondslag en de vereiste waarborgen. Per ingeschakelde dienst leggen we de verwerkingslocatie en doorgiftegrondslag vast. Informatie over de diensten die jouw restaurant gebruikt, kun je via ons contactadres opvragen.

Gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor reclame van derden.

Hoe lang alles blijft staan

• Fiscale loonadministratie: zeven jaar voor de basisgegevens waarop de fiscale bewaarplicht van toepassing is
• Overige personeelsgegevens en contracten: volgens de toepasselijke bewaartermijn en het beleid van het restaurant; niet voor alle stukken geldt dezelfde termijn
• Afstand tot de zaak bij zelf uitklokken: gewist zodra de leiding de uren beoordeelt, en uiterlijk 30 dagen na de dienst; de uren, de uitkomst van de controle en de reden blijven staan zoals de rest van de urenregistratie
• Meldingen in het beheer (de meldingenlijst van de leiding, met bijvoorbeeld een ziekmelding, of bij een mogelijke no-show de naam en het telefoonnummer van de gast): een afgehandelde melding wordt 30 dagen na het afhandelen helemaal verwijderd. Een melding die nog openstaat, blijft staan tot iemand hem afhandelt. De melding bij een terugbelverzoek blijft staan zolang dat verzoek in Telefonie staat
• Kassagegevens: zeven jaar, om dezelfde reden; het restaurant kan die termijn zelf verhogen
• Reserveringen en gastgegevens: zolang ze nodig zijn voor het afgesproken doel; verwijdering of anonimisering volgens het bewaarbeleid van het restaurant
• Terugbelverzoeken via de telefoon (naam, telefoonnummer en reden van wie teruggebeld wil worden): een afgehandeld verzoek wordt 30 dagen na het afhandelen helemaal verwijderd, samen met de melding erover in de meldingenlijst van de leiding. Een verzoek dat nog openstaat, blijft staan tot het restaurant het afhandelt
• Registratie van geopende mailings: de gastkoppeling en persoonlijke volgcode worden na 90 dagen opgeruimd; aantallen en tijdstippen blijven in de mailhistorie
• Mail in de verzendwachtrij (automatische meldingen aan de leiding, berichten aan medewerkers, en mail die even moet wachten omdat de verzendlimiet bereikt is): de inhoud wordt gewist zodra de mail verstuurd is. Lukt versturen definitief niet, dan blijft de tekst nog zeven dagen staan, zodat de mail na een storing alsnog verstuurd kan worden; daarna wordt hij gewist. Aan wie de mail ging, het onderwerp, wanneer en of het lukte, blijven zichtbaar in het postvak-uit van het restaurant
• Telefoongesprekken met de telefonische gastvrouw (het nummer en eventueel de naam van de beller, de uitgeschreven tekst van het gesprek en de samenvatting): na 30 dagen gewist. Daarmee verdwijnen ook de naam, het telefoonnummer en de opmerking die bij een telefonische reservering in het gespreksverslag staan, en het nummer en de tekst van een WhatsApp-bevestiging daarvan. Datum, duur, uitkomst en onderwerp van het gesprek blijven staan voor de statistiek. Een gesprek waarvoor nog een terugbelverzoek openstaat, blijft leesbaar tot het restaurant dat verzoek afhandelt. De reservering zelf valt onder het bewaarbeleid van het restaurant
• Technische WhatsApp-terugmeldingen: meldingen zonder bekende berichtkoppeling worden na zeven dagen sinds ontvangst opgeruimd; afgehandelde meldingen na dertig dagen sinds ontvangst. Een bekende, nog niet verwerkbare melding blijft beschikbaar voor verwerking. Deze centrale technische registratie bevat berichtnummers, afleverstatussen, tijdstippen en eventueel foutcodes, zonder gastnaam, gasttelefoonnummer of berichtinhoud. Dit zijn geen bewaartermijnen voor de reservering of de berichtregistratie in de omgeving van het restaurant; daarvoor geldt het bewaarbeleid van het restaurant
• WhatsApp-gesprekken met de reserveringsassistent: je berichten, je telefoonnummer en de antwoorden staan bij het restaurant en worden dertig dagen na je laatste bericht gewist. De centrale code van je nummer blijft tot 24 uur na je laatste bericht bewaard. Een reservering die uit het gesprek komt, valt onder het bewaarbeleid van het restaurant
• Sollicitaties: tot de procedure is afgerond, tenzij de kandidaat toestemming geeft om ze langer te bewaren

Hoe het beveiligd is

• Wachtwoorden worden nooit als leesbare tekst bewaard
• Elk restaurant heeft een eigen ruimte in de database; toegang wordt per restaurant en per gebruiker gecontroleerd
• Toegang tot beheerschermen vereist een geldige sessie en de juiste rechten
• Wie welke module mag zien, wordt per medewerker ingesteld
• Kassagegevens worden vastgelegd op een manier waarbij achteraf wijzigen zichtbaar blijft
• Al het verkeer met de servers loopt versleuteld

Je rechten

Je mag opvragen welke gegevens er van je zijn, ze laten corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen, en je mag bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Je kunt ook vragen om beperking van de verwerking en toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd. Intrekking verandert niets aan de verwerking vóór dat moment. We reageren in beginsel binnen één maand. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht; die kunnen we niet eerder weggooien, ook niet op verzoek.

Ben je gast of medewerker van een restaurant dat Morris gebruikt, richt je verzoek dan aan dat restaurant. Zij zijn de eigenaar van die gegevens. Wij helpen hen het uit te voeren.

Gaat het om je contact met Morris zelf, bijvoorbeeld een demo-aanvraag of een mail aan ons, stuur dan een bericht naar info@morris-horeca.nl.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze website

De marketingsite gebruikt geen trackingcookies, advertentiepixels of analytics. Lettertypes worden vanaf onze eigen website geladen.

Bij een demo-aanvraag ontvangen we de naam van je zaak, jouw naam en e-mailadres. Daarnaast kun je je telefoonnummer, aantal vestigingen, voorkeursdatum, tijdvak, pakketvoorkeur en toelichting meegeven. Telefoonnummer, aantal vestigingen, voorkeursdatum, pakketvoorkeur en toelichting zijn optioneel; op de homepage kun je het vooraf gekozen tijdvak aanpassen. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden en een afspraak te maken. Zonder naam, zaak en e-mailadres kunnen we het formulier niet verwerken; je kunt ook rechtstreeks mailen.

Een aanvraag via het zakelijke contactformulier verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden en afspraken te maken. We vragen alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn en gebruiken de aanvraag niet om je zonder toestemming marketing te sturen. Je kunt bezwaar maken via info@morris-horeca.nl.

Gegevens van een aanvraag bewaren we zolang ze nodig zijn voor de beantwoording en opvolging. Word je klant, dan vallen de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst onder onze klantadministratie. Voor facturen en andere administratieve stukken kan een wettelijke bewaarplicht gelden. Het exacte bewaarbeleid voor aanvragen is op te vragen via ons contactadres.

Het formulier maakt zelf geen geautomatiseerde beslissing over jou. Beschrijf in het vrije tekstveld geen medische gegevens of gegevens van je gasten of medewerkers.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan wat Morris met gegevens doet, dan passen we deze verklaring aan en veranderen we de datum bovenaan. Klanten krijgen bij een ingrijpende wijziging bericht.

Contact

Morris · info@morris-horeca.nl